Hoe verloopt een P2P implementatietraject? Wie zijn erbij betrokken? Wat doet de projectmanager precies? Hoe lang duurt zo’n P2P-traject en wat zijn de valkuilen? Wouter van den Donk is senior projectmanager bij Simac en als echte hands-on manager is hij de aangewezen persoon om deze en meer vragen te beantwoorden.
Hoe pakt Simac de implementatie van een P2P oplossing aan?
We willen zo goed mogelijk grip houden op het hele traject. Om dat te realiseren hebben we een fasering aangebracht. Zo sturen we constant op tijd en budget en weten alle betrokkenen wie wat doet waarom wanneer en hoe?
Wie zijn er betrokken bij een P2P implementatie traject?
Vanuit Simac is dat iemand van sales, een consultant, soms zelfs twee. Bijvoorbeeld als we Purchase-to-Pay oplossing realiseren waar ook ReadSoft onderdeel van is. Dan kan het gebeuren dat we er een PaletteArena (P2P) en een ReadSoft (scan/herken) specialist bij betrekken.
Verder iemand van de administratie voor de afspraken en contracten en wellicht, bij de wat meer complexere projecten, een project manager.
Vanuit de klant is dat altijd iemand van de financiële administratie (Accounts Payable). Soms zijn meerdere afdelingen vertegenwoordigd (bijvoorbeeld inkoop, ICT). Dat hangt onder andere af van de grootte van de organisatie en complexiteit van de oplossing.
Project organisatorisch zijn er bij de klant de volgende rollen:
- De stuurgroep
Vertegenwoordiging van alle stakeholders. Deze stuurgroep neemt de besluiten die buiten de grenzen van het afgesproken project vallen. (tijd, budget, scope)
- De Projectmanager(s)
Dagelijkse leiding binnen het project, communiceren en rapporteren aan de stuurgroep.
- De werkgroep(en)
Het maken van een “product” zoals afgesproken binnen het project. Dit zijn mogelijk meerdere werkgroepen als er verschillende “producten” gemaakt moeten worden.
"Medewerkers en (eind)gebruikers kijken er zelf naar uit om met de nieuwe software te werken en verlenen graag hun medewerking waar nodig. Hun bestaande processen worden geoptimaliseerd, verbeterd, vereenvoudigd met alle voordelen van dien."
"Alleen als hele processen geheel veranderen, bijv. als het inkoopproces voortaan via een webshop gaat i.p.v. via directe contacten met verschillende leveranciers, duurt de acceptatie soms wat langer. Maar ook dan komt het altijd goed hoor!" Aldus Wouter.
Projectmanagement
Wat doet een projectmanager precies?
“Het allerbelangrijkste is dat de projectmanager de scope bewaakt. We zien vaak dat de klant gaandeweg het traject steeds meer wensen krijgt, die begrijpelijk en technisch gezien meestal ook wel uitvoerbaar zijn. Maar we moeten op tijd en binnen budget opleveren. We noteren die wensen uiteraard en kunnen die eventueel later uitwerken maar we moeten wel op koers blijven!
Om het nog iets concreter te maken: een Simac projectmanager regelt het project van begin tot het eind. Dus vanaf de kick-off tot en met de afronding met de overdracht naar de service & support afdeling. Daarnaast stuurt de projectmanager alle activiteiten van de consultant(s) aan is hij het aanspreekpunt voor vragen, problemen, eventuele escalaties.
In overleg met de klant kan Simac het overall projectmanagement verzorgen, inclusief de activiteiten die aan de klantzijde uitgevoerd worden, zoals de gebruikers acceptatietest. Een projectmanager doet best veel dus!"
“Wouter zit natuurlijk vooral bij klanten maar als hij op kantoor is, dan weten we dat ook! Een lach of grap hier, een praatje daar. Hij heeft ook altijd wel even tijd om mee te denken, een update te geven of iets toe te lichten. Het verbaast me niet dat hij zo’n goede vaak zelfs amicale relatie met veel van zijn klanten heeft. Zo’n joviaal mensenmens wil iedereen wel in zijn project, als dat dan ook nog je project manager is die van wanten weet… “
Heeft ieder project een aparte projectmanager?
“Nee, dat hangt van meerdere factoren af…
- de grootte van een project
- de complexiteit van de processen van de klant
- het aantal betrokken partijen…
Is er sprake van 1 oplossing, 1 partij, 1 proces… al gaat het om nog zoveel facturen dan nog is het toch overzichtelijk. Als er veel gemanaged moet worden, er 'onderaannemers' zijn…om maar wat te noemen, dan moet er veel gebeuren, vaker bijgestuurd worden en dan kan er ook veel mis gaan. Dan is de aanwezigheid van een projectmanager voor de voortgang van het project zelf en alle betrokkenen erg prettig.
Maar ook als er geen aparte projectmanager is, hanteren onze consultants dezelfde gefaseerde en projectmatige aanpak met dezelfde factoren. Ook dan gaat het om de scope bewaken, faseren en communiceren.”
Wat kost een P2P-oplossing?
"En hoe lang duurt de implementatie?...
Een zelfde soort vraag is: "Wat kost een auto?" Daar kan ik echt niks zinnigs over zeggen, hier wat noemen, slaat ook nergens op. Wat wil de klant? Eerst is een intake nodig en dan pas is het mogelijk om een kosten- en tijdsindicatie te geven."
Wat zijn de valkuilen in het proces?
"Daar hoef ik niet lang over na te denken: onvoldoende focus houden op bewaken van de scope. Om binnen tijd en budget op te leveren is goed communiceren met alle betrokkenen zo belangrijk.
Het noemen van het niet altijd beschikbaar hebben van resources is hier ook op z’n plaats. Bijvoorbeeld een derde partij waar wij niet rechtstreeks mee kunnen schakelen, dat zorgt soms voor frustratie al is uitdaging hier misschien een beter woord voor."
Wat maakt jouw werk leuk?
Met een grote grijns: “Dat vraag ik me nou elke dag af...” Dan serieus: “Wat het leuk maakt is dat je samenwerkt met je klant, samen een doel behaalt, samen succes viert…daar doe je het voor…"
Dan gaat zijn mobiel, met een verontschuldigende blik van ik neem dit telefoontje heel even op, begroet hij de klant amicaal, luistert even en zegt dan “ik ga mijn uiterste best voor je doen, maar dat weet je he” … om vervolgens direct de vraag verder te beantwoorden……
“Bij projecten waar veel gemanaged moet worden, gaat er natuurlijk ook wel eens iets mis. Miscommunicatie met een derde partij, ziekte.. noem maar op. Dan houvast bieden, het probleem oplossen en zo het verschil maken. Het samen met de klant zo weten te managen dat we weer op koers liggen. Dan heb je al een succes binnen een project… successen hebben, dat dus!"
Lees meer over de werkwijze van Simac >
