Qbil Software en Simac Document Solutions werken inmiddels 5 jaar samen en met succes! Mark Ellis (Managing Director, Qbil) is contactpersoon van Dico Harteman (Salesmanager, Simac Document Solutions). Qbil ontwikkelt software voor bedrijven die handelen in grondstoffen en ingrediënten in de food & feed industrie.
Mark, hoe ervaar je onze samenwerking?
"Prima! In het begin was onze samenwerking intensief, voornamelijk vanwege Tungsten AP Essentials. Simac Document Solutions implementeert deze OCR cloudsoftware al jaren bij haar klanten en koopt groots in bij Tungsten Automation. We hebben toen veel van elkaar geleerd. Inmiddels implementeren wij deze OCR cloud software zelf bij onze klanten als zij daarom vragen" aldus Mark.
"Momenteel heb ik veel contact met Dico over verlengingen van Tungsten AP Essentials (cloud) software voor onze klanten."
"Tungsten AP Essentials zit vaak als laatste in het proces van onze klanten. Stel dat die OCR-cloud software nog niet geïmplementeerd is bij een klant dan kunnen ze met onze ERP-software Qbil Trade i.c.m. hun eigen boekhoudsysteem (daar koppelt Qbil Trade mee) gewoon hun facturen en/of documenten verwerken. Er is dan wel veel handmatig werk qua herkenning maar dat is dan een (tijdelijke) keuze.
Tungsten AP Essentials software is een module van Qbil Trade en maakt dat onze klanten niet meer handmatig hun facturen en/of documenten hoeven te herkennen en verwerken. Daarbij is matching van verwachtingen aan inkoopfacturen voor onze klanten heel belangrijk. Dat gebeurt volledig in onze eigen software. Uiteindelijk komen de facturen weer tevoorschijn in het boekhoudsysteem van de klant." Aldus Mark.
Hoe werken Qbil Software en Simac Document Solutions samen?
Simac Document Solutions is voor Qbil een soort groothandel waar we ‘gemakkelijk’ de OCR cloudsoftware van Tungsten Automation kunnen inkopen. Mark: “Wij hebben qua aantallen inkooop facturen vaak relatief kleine klanten en dan is het inkopen van software via een partner die veel meer en grotere licenties inkoopt bij een leverancier gunstiger dan dat we dat zelf doen.”
“Verder werken we samen voor de contacten, gezamenlijke klanten en andere mogelijke oplossingen. Wat de implementatie bij klanten betreft trekken we eigenlijk niet heel veel samen op maar dat hoeft ook niet. Onze samenwerking is goed. We weten elkaar te vinden als het nodig is, we kletsen af en toe bij over nieuwe mogelijkheden en of dat voor onze klanten zinvol is om er verder onderzoek naar te doen. Onlangs hadden we het bijvoorbeeld over Peppol.”
Wat doet Qbil Software?
Qbil Software ontwikkelt zelf software voor bedrijven die handelen in grondstoffen en ingrediënten voornamelijk in de food en feed industrie. "Onze klanten zijn tussenhandelaren. Meestal kopen zij in bij grote producenten en leveren door aan groothandelaren. Zij zorgen dat de producten worden vervoerd van A naar B. Soms hebben krijgen ze de producten zelf niet eens in handen maar regelen ze hoofdzakelijk het transport. In de zuivelindustrie zijn we één van de grootste!"
"Het zelf ontwikkelen van (ERP-)software heeft voor- en nadelen: Je kunt niet altijd meezeilen op de ontwikkelingen van andere grote softwareproducenten en daarop voortborduren. Anderzijds ben je wel volledig in control met je eigen team van developers en kun je daardoor het beste product leveren voor jouw klant."
"20 jaar geleden is onze software vanuit een klantvraag ontwikkelt en door de jaren heen is het steeds verder uitgebreid en doorontwikkeld. De eerste 15 jaar is het pakket vooral gegroeid door (nieuwe) vragen van klanten. Daarbij gingen wij soms wel erg ver in het tegemoetkomen aan de vraag en wensen van de klant. De laatste 5 jaar hebben we een iets andere koers ingezet. Op basis van jarenlange ervaringen en inzichten en onze kennis van de markt, geven we nu prioriteit aan de software. Gezien onze groeiende omvang zijn we niet langer in staat om aan alle klantvragen te voldoen, dat zou de software onnodig ingewikkeld maken."
"We hebben ook onze interne processen kritisch onder de loep genomen. Ik zag dat de implementaties veel te lang duurden, soms wel maanden. We gaven volledig toe aan de wensen van de klant. Dat krijg je met techneuten, merkt Mark met een knipoog op. Gelukkig hebben we dit proces inmiddels aanzienlijk verbeterd."
"Daar kunnen Mark en ik elkaar wel vinden! Uiteraard wil je altijd aan de wensen en eisen van je klant voldoen, Simac ook maar het moet wel in balans blijven met je eigen visie en bedrijfsvoering. Uiteindelijk wil je een langer termijn samenwerking met je klanten en dan is het belangrijk dat de basis goed is met elkaar."
Wat is de toegevoegde waarde van Tungsten AP Essentials voor Qbil Trade?
Mark schetst een voorbeeld: "In de afroeporder heb je al aangegeven uit welk contract deze partij (bijv 20.000 kilo melkpoeder) komt en het gewicht dat je levert. De software berekent op basis hiervan automatisch wat de inkoopprijs is. Er wordt een verwachting voor de inkoopkosten gemaakt. Vervolgens komt de inkoopfactuur binnen en gaat deze door de OCR-cloud software Tungsten AP Essentials. Hier worden de gegevens van de factuur gehaald en gestuurd naar Qbil Trade.
In Qbil Trade vindt vervolgens het matchingproces plaats. Als je de afroeporder op nummer matcht is er een 1 op 1 match! Lukt dat niet dan kan ook op leverancier of op contract een match gevonden worden, maar dat is niet altijd even secuur. Daarna wordt het definitief gemaakt en gaat de factuur naar de financiële administratie (Qbil Trade koppelt vaak met Exact of andere ERP-systemen)."
"Onze klanten zijn actief in het aan- en verkopen van grondstoffen en ingrediënten. Speculeren is soms onvermijdelijk. Dit houdt in dat ze posities innemen en moeten anticiperen op markt-bewegingen. Het bezitten van voorraad is essentieel, maar het is van vitaal belang om deze voorraad tegen de afgesproken prijs te verkopen om verlies te voorkomen. Daarom moeten de processen ook snel en wendbaar zijn om te kunnen reageren op marktveranderingen."
