Met PaletteArena, de Purchase-to-Pay software van Simac maakt u in één keer een grote automatiseringsslag. U optimaliseert uw factuurverwerking waardoor u uw financiële processen verbetert.
Wat doet onze Purchase-to-Pay software voor u?
De software (PaletteArena) optimaliseert de inrichting van uw factuurverwerkingsproces. Dan hebben we het over alle verschillende soorten inkomende facturen vanaf inkoop tot de levering en matching van goederen en het betalen van de facturen. Door te kiezen voor P2P software bent u klaar voor de ontwikkelingen in de toekomst.
Hoe is de P2P software van Simac opgebouwd?
Onze Purchase-to-Pay software bestaat uit verschillende modules. Workflow Management (goedkeuren facturen) is de basis. Hiervoor wordt een automatische workflow ingericht, waardoor het accorderen van factureren sneller en gemakkelijk gaat. U bepaalt zelf wie er in welke flow zit, hoveel mensen en wie toegang heeft tot welke facturen. Vervolgens kiest u aanvullende module(s). Zo optimaliseert u uw processen maximaal.
Kies de module die bij uw organisatie past:
Door het matchingsproces goed in te richten verhoogt u de kans om binnenkomende facturen volledig of gedeeltelijk te matchen met uw inkooporder (3 way matching). U beperkt de manuele handelingen en verkort de doorlooptijd.
Match uw facturen met uw inkooporders.
Kies de module order matching >
Met de Buyer Module plaatsen u en uw collega’s eenvoudig online bestellingen. Na goedkeuring wordt de bestelling automatisch omgezet in één of meerdere orders (in Palette), die digitaal verzonden worden. Het is niet meer nodig updates te doen van prijzen/ producten aangezien u ook een externe webshop kan inladen.
De module contract management geeft u de mogelijkheid om facturen op basis van een contract te genereren. Het systeem matcht, controleert en verwerkt alle facturen gerelateerd aan de afspraken. U geeft eenvoudig aan wie hiervoor geautoriseerd wordt, wie wat kan inzien, wie er bericht krijgt als de contractdatum nadert en wat de marges mogen zijn waarbinnen de betalingen automatisch gaan.
Automatiseer vaste en terugkerende facturen.
Kies de module contract management >
De medewerker maakt zelf met zijn of haar smartphone een foto van de desbetreffende factuur, bon, kaartje etc. Deze foto wordt vervolgens via een app verstuurd naar de eigen mailbox die de declarant in PaletteArena heeft (of krijgt). De P2P software Palette haalt de foto op en deze wordt doorgestuurd via de workflow en betaalbaar gesteld in het ERP.
Declaraties registreren, verwerken en betalen.
Kies de module expense management >
Wat kost onze Purchase-to-Pay software?
Wat onze Purchase-to-Pay oplossing kost, hangt onder andere af van meerdere factoren zoals de complexiteit van het project, het aantal facturen, de koppelingen met één of meer (ERP-) pakket(ten), de gekozen modules en de kennis en ervaring binnen uw organisatie. Sterk bepalend hierbij is of u de software huurt, “in eigen huis” wilt of kiest u voor volledige ontzorging door Simac?
Hoe lang duurt de implementatie?
Uitgaande van de on-premise variant waarbij de Purchase-to-Pay software bij u wordt geïnstalleerd, gaan we er over het algemeen van uit dat we zo’n 6-9 weken bezig zijn met de implementatie waarin ook testfases verwerkt zijn. Ook hier zijn de factoren als het aantal facturen, het realiseren van de nodige koppelingen, het aantal modules en de aanwezige knowhow binnen de organisatie sterk bepalend. Lees over onze werkwijze >
Wat komt er kijken bij de implementatie van het P2P proces?
Na de gezamenlijke inventarisatie waarbij allerlei vragen als “Met welke systemen werkt uw organisatie? Om hoeveel facturen gaat het? Welke modules hebben toegevoegde waarde?” beantwoord worden, wordt een inschatting gemaakt van het totale traject.
Verschillende fases volgen elkaar daarna snel op: start (intake, kick-off, planning), Ontwerp (workshop, functioneel design) en realisatie (configuratie, testen, oplevering). Bij iedere fase zijn uw medewerkers / key users actief betrokken. Dit komt de implementatie ten goede en verhoogt de betrokkenheid en het kennisniveau van uw medewerkers.
Lees over onze projectaanpak en de 5 fases >
Is de P2P software van Simac een goede oplossing voor uw organisatie?
Moet u met hetzelfde aantal mensen meer facturen gaan verwerken? Komen er veel uitzonderlijke facturen bij? Krijgt de financiele administratie extra taken waardoor er minder tijd is voor de facturen? Of u in een grote of kleine organisatie werkt, om allerlei redenen levert de automatisering van uw 'standaard'processen u een optimalisatie op.
Inspiratie nodig?
Lees onze klantverhalen
P2P software
Lees meer over de softwareOver PaletteArena
Een in 1993 opgericht Zweeds software en consultingsbedrijf. Het hoofdkantoor van PaletteArena is gevestigd in Zweden (Stockholm). Palette heeft verder kantoren in Denemarken, Finland, Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Palette is een toonaangevende speler in de (Scandinavische) markt en heeft een groeiend netwerk van business partners en meer dan 4500 klanten verdeeld over zo’n 50 landen.
