Begint Simac na een jaar, in het teken van corona, voorzichtig of vol vertrouwen aan 2021? Welke grote vernieuwingsslag maakt Simac Document Solutions dit jaar met haar oplossingen? Hoe hebben en houden we dit jaar verbinding met u en wat hebben we dit jaar te vieren? Op de drempel van 2021 vertelt Dico over vertrouwen, vernieuwing, verbinding en een verjaardag… of twee.
Vertrouwen
2020 was het Coronajaar. Gelukkig hebben veel bedrijven, waarbij ik vooral denk aan onze klanten en relaties, het hoofd vorig jaar boven water kunnen houden. Natuurlijk stond ook voor ons 2020 in teken van Corona en hebben wij als sociaal technologiebedrijf de nodige onzekerheden over de korte termijn gehad waarbij het welbevinden en de belangen van onze medewerkers, partners en opdrachtgevers centraal stond.
Tegelijkertijd hebben we afgelopen jaar door onze mensen en oplossingen onverminderd vertrouwen gehouden in de toekomst op (middel-) lange termijn. Concreet vertaalde zich dit in investeringen in vernieuwende en toekomstbestendige oplossingen die we in 2020 hebben gedaan.
"En nu, na bijna een jaar van onzekerheid - dat we met een positief en een lichte omzetgroei hebben afgesloten - komt er door het vaccin hoop op economisch herstel en zicht op de horizon die we graag willen zien. Bij Simac Document Solutions kijken we met goede moed vol vertrouwen uit naar de nabije toekomst en helpen graag onze opdrachtgevers met het automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen!"
Vernieuwing
In 2020 hebben we als Simac veel tijd geïnvesteerd in het verder toekomstbestendig maken van onze oplossingen. In 2021 houden we hier focus op en zetten we in op optimaliseren en robotiseren van bedrijfsprocessen door innovatieve (cloud-)oplossingen.
De transitie van on-premise naar cloud (SAAS) oplossingen ontwikkelt zich in rap tempo en wordt in de toekomst de standaard voor veel bedrijven. Wij denken graag proactief met onze opdrachtgevers mee over hun eventuele digitale transitie en het faciliteren ervan. Goed om hierbij te noemen dat we de komende jaren alle leveringsmodellen blijven ondersteunen. 5 onderwerpen licht ik graag aan u toe, namelijk:
1. Cloud-to-Cloud oplossingen
Kijk eens naar uw digitale transformatie, zoals het automatiseren van end-to-end financiële processen in: Accounts Payable, Procure-to-Pay & Order-to-Cash.
Een meerderheid van dergelijke processen is te automatiseren met capture- en workflow oplossingen. Denk hierbij aan 50 tot wel 90 procent van dit proces! We komen echter nog steeds witte vlekken tegen in geautomatiseerde processen als het gaat om de activiteiten en taken van verschillende systemen. Voorbeelden zijn:
- het overtypen van informatie van de ene naar de andere applicatie,
- het inloggen op leveranciersportals om informatie te verzamelen en
- het handmatig updaten van financiële gegevens of ERP-applicaties vanuit Excel-sheets.
Deze activiteiten zijn niet door capture- of workflow automatiseringsoplossingen in te regelen maar wel te faciliteren door middel van RPA met Simac Cloud Services.
Cloud Services bij Argent Energy
Argent Energy Netherlands verwerkt zo’n 250.000 documenten (Proof of Delivery’s, cleaning certificaten en contracten) met het Business Process Platform van Simac Document Solutions.
Simac Cloud Services
Met Simac Cloud Services (Business Process Management Platform) bouwen en beheren we voor onze opdrachtgevers workflow oplossingen en zakelijke apps voor hun digitale transformatiebehoeften en optimaliseren van digitale bedrijfsprocessen. Dit alles doen we met behulp van de beste BPM-tools en -methodologieën: A.I. Machine Learning, OCR-factuurherkenning, workflow, ERP Cloud Integraties etc.
Simac Cloud Services wordt gehost en native gebouwd op het Microsoft Azure- cloudplatform en wordt aangeboden als een SaaS-oplossing. Hierdoor is het toegankelijk vanaf elke locatie met een internetverbinding.
Recente ontwikkelingen van het Cloud Services Platform
Afgelopen jaar hebben wij veel tijd besteed aan het verder ontwikkelen en toevoegen van veel nieuwe functionaliteiten aan het Cloud-to-Cloud platform van Simac Cloud Services:
- Automatiseren van diverse data- en document gerelateerde bedrijfsprocessen die door robotisering repeterende handmatige handelingen doen verdwijnen.
- Realisatie van diverse integraties op basis van webservices (API) met financiële (ERP-) systemen, e-facturatie platformen (PEPPOL/ Simpler Invoicing), inkoop-, warehousemanagement-, document management- en Purchase-to-Pay systemen.
- Toepassing van AI met Microsoft Azure Cognitive Services wat geïntegreerd is in ons platform waardoor bijvoorbeeld POD’s (Proof of Delivery) (bijna) 100% correct worden uitgelezen, tegen een fractie van de kosten die normaal gevraagd wordt voor dergelijke oplossingen.
Dit Business Process Management platform is geschikt om veel repeterende vaak handmatige handelingen om te zetten naar een volledig automatisch gerobotiseerd proces waar niet of nauwelijks handmatige handelingen plaatsvinden. Uiteraard zal dit niet voor 100% van alle document gerelateerde processen gelden en hierop hebben we dus geanticipeerd door daar volwassen, bestaande en bewezen OCR-applicaties aan te koppelen zodat alle documentprocessen door ons platform verwerkt kunnen worden.
Praktijkvoorbeelden van RPA
Voorbeelden van documentprocessen die uitermate geschikt zijn voor RPA (robotisering) zijn nieuwe leveranciers of klanten toevoegen, onderhouden van masterdata, zoekopdrachten in portals, prijsvergelijkingen, contractvoorwaarden, vergelijken van leveranciersprijzen, verwerking van uitzonderingen in verkooporders, factuurverwerking (leveranciers met hoog volume facturen), etc.
Voordelen van RPA
Hiermee kunnen we onze opdrachtgevers volledig voorzien van een geautomatiseerd proces zonder dat daar investeringen in hardware-, software of applicatiebeheer benodigd zijn. Wat is RPA? Lees meer >
“De vraag is niet wat Simac Cloud Services u kost maar wat u ermee bespaart! U zult verbaasd zijn!”
Cloud Services bij Renault STAM
(Renault) Stam maakt gebruik van RPA voor het automatisch sorteren en uitlezen van werkorders, facturen en tenaamstellingen en het 100% automatisch uitlezen en verwerken van inkomende facturen.
2. Elektronisch Factureren uit de kinderschoenen
Eindelijk begint e-facturatie een meer volwassen status te krijgen en gemeengoed te worden. Wij hebben inmiddels voor onze oplossingen voor Accounts Payable (ReadSoft Online), Purchase-to-Pay (Palette) en ons platform Simac Cloud Services een PEPPOL-Access point. Hierdoor kunnen we onze klanten registreren op dit platform.
Door deze oplossing kan Simac e-facturatie voor zowel inkomende- als uitgaande facturen via PEPPOL (Simpler Invoicing) aan haar opdrachtgevers aanbieden.
3. Profiteren van de aansluiting op het PEPPOL-netwerk
Een PEPPOL-Access point zorgt ervoor dat bedrijven en overheden toegang krijgen tot het PEPPOL-netwerk.
Hiermee is het mogelijk om facturen, inkooporders en binnenkort zelfs catalogi van en naar relaties in Nederland, en zelfs heel Europa te versturen en te ontvangen. Wij kunnen u dus aansluiten op het PEPPOL-netwerk! Nadat wij u als organisatie aangesloten hebben, kunt u beveiligd elektronische facturen ontvangen en versturen naar bedrijven en overheden binnen heel Europa. E-factureren ontvangen of versturen via PEPPOL is een stuk veiliger en minder foutgevoelig dan andere systemen.
4. Transitie van on-premise naar de cloud
De digitale transitie blijft doorgaan en wij verwachten en stimuleren in 2021 om onze klanten met on-premise oplossingen als DoKuStar, OpenText, ReadSoft Invoices en PaletteArena om te zetten naar een toekomstbestendige cloudoplossing. Hierdoor hoeven er geen investeringen meer gedaan te worden in hardware-, software en (applicatie-) beheer.
ReadSoft Online is een voorbeeld van een oplossing die we momenteel veel inzetten. Kofax ReadSoft Online™ is marktleider voor digitale factuurverwerking in de cloud. Deze SAAS-oplossing is de afgelopen jaren volwassen geworden en is nu zelfs een van de meest toonaangevende en innovatieve oplossingen in deze markt. Het voordeel is een zeer hoge mate van herkenning, het automatisch genereren van templates, meer dan 35 bestaande landenprofielen, automatisch doorsturen van volledig herkende facturen, weinig tot geen handmatige handelingen meer, automatische updates, online support en een ongelimiteerd aantal gebruikers.
5. Nieuwe prestaties van onze Purchase-to-Pay oplossing Palette
Palette blijft zich gestaag verder ontwikkelen en nieuwe functionaliteiten toevoegen. Twee voorbeelden:
- Met deze nieuwe module kunt u documenten toevoegen, importeren, beheren en archiveren.
- Daarnaast is het mogelijk om deze documenten middels een workflow toe te wijzen aan andere gebruikers of kunt u intern het desbetreffende document laten goedkeuren.
- PaletteDocuments heeft een volledige integratie met PaletteArena, waardoor u bijvoorbeeld deze documenten kunt linken aan facturen, contracten, declaraties, inkooporders of andere items (indien gewenst).
- Met PaletteDocuments maakt u uw eigen documenten aan en kunt u hieraan bepaalde indexen (velden) aan toevoegen. De desbetreffende documenten kunnen handmatig worden aangemaakt of geïmporteerd worden uit verschillende bronnen, zoals bijvoorbeeld een scanoplossing. De gebruikers kunnen documenten zoeken op basis van de gekozen indexen, waardoor documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn.
De mogelijkheid voor alle Palette gebruikers om aan te sluiten op het PEPPOL-netwerk zoals eerder beschreven. Hierdoor bent u in staat om e-facturen te ontvangen waardoor e-facturen direct kunnen worden verwerkt in Palette zonder dat daar nog een OCR-applicatie benodigd is.
Verbinding
Mensen, processen en applicaties verbinden met oplossingen
Simac helpt bedrijven om snel te transformeren naar digitale ondernemingen door mensen, processen en applicaties met elkaar te verbinden. Ons Simac Cloud Service platform is ontworpen om een revolutie teweeg te brengen in de manier waarop organisaties en openbare instellingen digitaal communiceren en samenwerken met hun klanten, burgers en partners. Zo verbeteren digitale ondernemingen doorgaans hun klantervaring en verhogen zij de klanttevredenheid, bedrijfsefficiëntie en productiviteit enerzijds terwijl anderzijds de kosten en time-to-market afnemen.
Verbinding met u
Naast het bieden van verbindende oplossingen, zoeken we meer en meer de verbinding met onze klanten en partners. In 2020 hebben we minder contact gehad met onze klanten en relaties dan voorheen. We missen deze contactmoment en gaan ons uiterste best doen om u in 2021 weer meer te zien en spreken! We investeren graag in duurzame relaties, ook met u! Hoe gaat het met u, uw afdeling, in uw organisatie? Waar staat uw organisatie nu en waar wilt u naar toe? En kunnen wij daarbij op enig moment iets voor u betekenen? Met u meedenken, u informeren, of anders? Zegt u het ons maar!
Ook houden we u in 2021 goed op de hoogte over nieuwe oplossingen, software updates, product releases, nieuwe integraties met doelsystemen, online Webinars en kennissessies en vragenuurtjes … noem maar op. Stay tuned en volg ons via onze nieuwsbrief en LinkedIN voor ons laatste nieuws!
Verjaardag
In 2021 zijn wij, Simac, jarig! Als familiebedrijf bestaan we 50 jaar en daar zullen wij uiteraard bij stil gaan staan. Naast dit 50-jarige jubileum bestaat onze werkmaatschappij Simac Document Solutions dit jaar 25 jaar. Zodra hier meer ruimte voor komt, gaan we dit zeker vieren. En gedurende dit jaar laten we ook onze klanten, partners en relaties kennis l nemen van deze 2 mooie mijlpalen waarbij de 4 eerdergenoemde pijlers vertrouwen, vernieuwing, verbinden en verjaardag terugkomen. Laat u verrassen!
