Bent u een transportbedrijf en vervoert u veel goederen over de weg, door de lucht, per trein of over zee? En heeft u te maken met veel transportdocumenten zoals pakbonnen (POD's), CMR-vrachtbrieven of juist AVC-vrachtbrieven? Bill of Lading of Air Waybill? Simac biedt verschillende mogelijkheden voor het automatiseren (met een deel- of totaaloplossing) van uw transportdocumenten maar ook facturen.
Van pre-sales tot een passende oplossing
We beginnen, tijdens de pre-sales fase, met een of meer workshops waarin we u vragen naar alle functionele wensen, eisen en uitdagingen. Dit doen we, naast de betrokken accountmanager, ook met een consultant van Simac Document Solutions. Hij kan inhoudelijk meteen antwoord geven op bepaalde vragen waardoor we sommige dingen al kunnen tackelen of juist verder uitwerken. Uitgangspunten waar we rekening mee moeten houden in de keuze voor een oplossing zijn bijvoorbeeld:
- Met welk ERP-, WMS- TMS-, of DMS-systeem moeten we koppelen?
- Hoeveel facturen of documenten verwerkt u jaarlijks? En wat voor soort documenten zijn dit? Wat wilt u met dat document?
- Wilt u alleen herkennen, iets uitlezen, aanpassen of ook goedkeuren?
- Is matching belangrijk voor uw proces? Of werkt u met contracten?
- Met hoeveel leveranciers werkt u?
- Hoeveel administraties heeft u? En zijn deze ook internationaal?
- Is er eventueel meer 'maatwerk’ nodig (ondanks SAAS-oplossing)?
ERP-, WMS-, TMS-, of DMS integraties van Simac in de transport & logistiek
Simac ziet in de logistieke- en transport sector veel verschillende systemen. Via ons eigen BPM-platform zijn wij in staat om snel en gemakkelijk meerdere processen te stroomlijnen en met elkaar te verbinden zodat u als logistieke dienstverlener een goed overzicht heeft. Met Simac digitaliseert en automatiseert u uw logistieke processen.
- Via ons platform hebben we aansluitingen voor financiële processen binnen de transport en logistiek met o.a. AFAS, IFS, Infor, SAP, Microsoft Business Central 365, Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations en Exact.
- Daarnaast hebben we met andere document gerelateerde processen naadloze integraties zoals het Supply Chain platform van E2Open (o.a. BluJay) en de logistieke ICT-oplossing van Fiton.
"Een klant van Simac was op zoek naar een oplossing om haar inkomende facturen geautomatiseerd te verwerken in combinatie met het ERP-systeem van AFAS. Verdere eisen van deze klant waren de toekomstbestendigheid van de (SAAS)-oplossing en het meegroeien zonder dat het extra tijd kost voor medewerkers. Simac Document Solutions presenteert digitale factuurverwerking als een SAAS-oplossing. Deze oplossing is een combinatie van Tungsten AP Essentials (herkensoftware) en het BPM-platform waarmee we verschillende applicaties aan elkaar koppelen maar ook data in en uit kunnen sturen in de gewenste ‘taal’."
Welke documenten voor (int.) goederenvervoer verwerkt Simac?
- Transport over de weg: AVC- en CMR-vrachtbrief
- Transport over zee: Bill of lading en CMNI-vrachtbrief
- Transport door de lucht: Air Waybill (AWB)
- Transport per trein: CIM-vrachtbrief
- Overige documenten zoals: EX-A, CvO, DGD, ADR-certificaat, Accijns geleide document, Veterinair certificaat, Fytosanitair certificaat & ISPM 15.
Welke type documenten herkent en verwerkt Simac nog meer?
- Pakbonnen/ POD's (herkennen, valideren, classificeren en/of verwerken)
- Facturen (factuurherkenning of volledig automatische factuurverwerking)
- Orders (ordermatching of salesorder automatisering)
Klanten Simac Document Solutions verwerken:
Pakbonverwerking in de transport & logistiek
Oude situatie bij Neele-Vat (logistieke dienstverlener, klant van Simac):
- Als eerste was er de ontvangst van de Proof Of Delivery (POD). Hierbij werd in 60-70% van de gevallen de POD ontvangen via de mail in pdf-formaat of overige formaten zoals JPEG of JIT. In de oude situatie werden de POD’s uitgeprint om het proces te kunnen doorlopen.
- Na het printen zocht de medewerker, aan de hand van de (bijgevoegde) factuur, het dossiernummer op.
- Vervolgens opende de medewerker het zendingsoverzicht waarna hij/ zij aan de hand van de zending kon achterhalen of de juiste POD was bijgevoegd. Dit wordt gecontroleerd door middel van het losadres.
- De medewerker voert het dossiernummer in en moet het juiste afblokkingsnummer van de POD selecteren.
- Dan moest er een akkoord gegeven worden in het systeem voor het printen.
- Er werd een sticker op de POD geplakt.
- Daarna scande de medewerker de POD (weer) in.
Uit de meeste interviews met de gebruikers kwam naar voren dat deze stappen (in de oude situatie) gemiddeld 1-1,5 minuut aan tijd in beslag namen:
1. Controleren POD (+/- 15 sec.)
1.1 Controle + Noteren dossiernummer op POD (+/- 60 sec.)
2. Printen POD
3. Aanmaken label
4. Printen label
5. Plakken label
6. Inscannen POD (stap 2 t/m 6 +/- 60 sec.)
Besparing bij Neele-Vat met de oplossing van Simac Document Solutions
Kijkende naar bovenstaande processtappen kunnen we een aantal stappen elimineren.
Ten eerste kunnen er afspraken gemaakt worden met vervoerders dat het dossiernummer op de POD wordt gezet voordat ze deze doorsturen. Hiermee wordt gemiddeld 753 uur per jaar mee bespaard.
Daarnaast vervallen handmatige handelingen zoals; het printen van de POD’s, het aanmaken van het label, het printen ervan en het plakken van het label met een digitaal systeem.
Ook zijn er (door kritisch te kijken naar het oude proces) tal van andere waste points naar voren gekomen zoals: het printen wat per jaar ongeveer 374.000 printjes scheelt en ongeveer 7500 euro per jaar aan printkosten.
Jaarlijks wordt er 44.880 euro uitgegegeven aan het printen van labels doordat er op iedere POD een label geplakt wordt. En fysiek moeten POD's 7 jaar bewaard worden, wat heel veel kastruimte en mappen betekent.
POD's moeten uit de portal worden gehaald van de vervoerders. Dit kost een gebruiker veel tijd. Als de vervoerder wordt verplicht deze digitaal toe te sturen komt deze taak ook te vervallen.
"Klant Neele-Vat verwerkt haar POD's (pakbonnen) inmiddels gedigitaliseerd met de oplossing van Simac Document Solutions. Dit bespaart ze veel tijd en geld en Neele-Vat heeft geen handmatige handelingen meer."
Bekeuringen uitlezen in de transport & logistiek
Jan de Rijk verwerkt alle bekeuringen (nu nog de Nederlandse) automatisch via het BPM-platform van Simac Document Solutions. De bekeuringen worden uitgelezen via OCR (herkenning) en de gegevens worden gebruikt om via een API en masterdata de chauffeur te vinden die de overtreding heeft begaan. Medewerkers van Jan de Rijk kunnen vervolgens via de webclient deze bekeuringen beoordelen en verwerken.
Hoe loopt dit proces (op de achtergrond) bij Jan de Rijk?
1. Bekeuringen komen binnen en worden automatisch doorgestuurd via een API naar het cloudplatform.
2. Bekeuringen worden automatisch gesplitst in losse bekeuringen en uitgelezen in:
- Datum van overtreding
- Kenteken
- Datum bekeuring
- Feitcode
- Plaats van overtreding
- De business unit (Jan de Rijk Benelux / Jan de Rijk Internationaal)
3. Als alle bovenstaande gegevens na extractie bekend zijn, dan wordt er via de eerste controle gekeken of de bestuurder bekend is:
- Fase 1 API: waarbij gegevens worden opgestuurd naar Jan de Rijk
- Pre-registratie in het ERP-systeem
- De bekeuring wordt als PDF doorgestuurd en alle metadata wordt doorgegeven aan het ERP
- Via de API komt terug wie de bestuurder is geweest op basis van tijdstip overtreding en kenteken
4. Als de gegevens niet compleet zijn of fase 1 (zie stap 3) geeft niet meteen de bestuurder dan moet de medewerker handmatig via de webvalidatie deze gegevens aanvullen:
- Masterdata link met alle 'assets', 'drivers' en 'externe vervoerders'
5. Op basis van stap 4 wordt stap 3 nogmaals uitgevoerd.
6. De bekeuring gaat automatisch naar de volgende validatie stap om te controleren of de bestuurder is gevonden:
- Bestuurder gecontroleerd en op basis van de feitcode of bekeuring wordt bepaald of het wordt doorbelast aan de bestuurder.
- De feitcode (op de bekeuring) wordt gebruikt om te bepalen om welke overtreding het gaat. Alle feitcodes met beschrijvingen zijn gesynchroniseerd met data van CJIB zodat OCR niet noodzakelijk is.
7. Als alle data bekend is dan is er een definitieve registratie, ook wel fase 2 API:
- Alle gegevens worden nogmaals naar het ERP gestuurd
- De bekeuring en transactie is definitief en wordt aangevuld met alle data van stap 6
Factuurverwerking in de transport & logistiek
Herkensoftware (Tungsten AP Essentials) in de transport & logistiek
De standaard SAAS-software Tungsten AP Essentials is relatief snel en eenvoudig te implementeren en is geschikt om je Accounts Payable proces te automatiseren. Met deze SAAS-software worden de gescande facturen (post), e-mail en bijbehorende Pdf’s of XML-facturen (UBL) de hele dag (en nacht) door uitgelezen. De oplossing is modulair opgebouwd met modules als Capture (herkennen van headergegevens), Line-items (herkennen van factuurregels), Workflow (coderen en goedkeuren van facturen), Analytics en Digitaal Archief waarin de verwerkte facturen digitaal worden gearchiveerd inclusief de originele mail en bijbehorende bijlagen.
Waarom deze SAAS-software?
Verschillende landenprofielen mogelijk.
Door het instellen van een of meer landenprofielen leest de software facturen beter en gerichter uit. Elk landenprofiel heeft een specifiek profiel dat gemaakt is conform de wet- en regelgeving van dat land. Denk bijvoorbeeld aan het lezen van valuta, BTW %, datum notatie en het gebruik van punten en komma’s in verschillende landen. Met het inrichten van landenprofielen is het mogelijk om je factuurverwerking nog verder te automatiseren. Heb je een nieuw landenprofiel nodig, dan kost de inrichting een paar uur. Inmiddels zitten er in Tungsten AP Essentials al meer dan 40 verschillende landenprofielen.
Zelflerende software zorgt meteen voor 80% automatische herkenning.
De software voor digitale factuur-verwerking maakt op basis van Machine Learning zelfstandig templates aan. Dat maakt het voor de gebruiker erg eenvoudig om facturen te verwerken. Na een aantal facturen van een nieuwe leverancier handmatig te verifiëren zal de herkenning steeds hoger worden naarmate je meer facturen verwerkt van die leverancier. Op een gegeven moment ziet de gebruiker de factuur niet meer.
P2P-software (Rillion) in de transport & logistiek
Heeft u veel (inkoop)facturen te verwerken en kost dat uw goedkeurders veel tijd, zijn er nog (te)veel handmatige handelingen of blijven facturen (te) lang liggen op verschillende bureaus? Zoekt u een oplossing voor het automatisch verwerken, goedkeuren en eventueel matchen van uw facturen? Kies dan voor de Purchase-to-pay oplossing van Simac Document Solutions. Hiermee kunt u het gehele van 'bestellen tot betalen proces' automatiseren en uw software uitbreiden met verschillende modules. Dit kan in een keer of stap voor stap. De modules zijn: ordermatching, inkoop, budget, contractmanagement, expense (bonnetjes) en documenten.
Waarom deze SAAS-software?
Automatische PO matching
Heeft u te maken met inkoop en matching van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen? Dan is de automatische ordermatch module iets voor u! De P2P-software Rillion is gespecialiseerd in o.a. deze functie dus het verwerken doet u voortaan volledig geautomatiseerd.
Rillion Documents
Met de optionele module Documents beheert u allerlei soorten documenten. Laat uw documenten goedkeuren en archiveer deze. Gebruikt u Rillion software al voor uw factuurverwerking (en ordermatching)? Dan voegt u eenvoudig deze module eraan toe.
Contractmanagement
Verwerkt u maandelijks of jaarlijks veel vaste en terugkerende facturen? Automatiseer dit proces en stel zelf de marges in waarbinnen specifieke facturen moeten vallen om automatisch betaald te mogen worden. Vallen ze daaronder of boven dan ziet u de factuur in de uitvalbak. Zo ontgaat u niets en het scheelt u veel tijd.
"De herkenning van facturen gaat automatisch mits er al een template is aangemaakt van de specifieke leverancier en alle velden goed herkend worden. Dit is een continu proces en zorgt voor een snellere doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces bij onze klant Jordex. Uiteindelijk worden de (automatisch) verwerkte facturen in AFAS betaalbaar gesteld. Daar zien de gebruikers de facturen ook pas weer. De afdeling Finance gebruikt Tungsten AP Essentials voor het coderen van facturen. Het coderingsvoorstel wordt automatisch gegenereerd, dat betekent weinig werk. Het goedkeuren doen ze in AFAS. Alleen als er facturen ‘uitvallen’ in Tungsten AP zien de gebruikers deze nog."
Simac maakt een standaard SAAS-oplossing ‘op maat’
Door de toevoeging van ons BPM-platform (Business Process Management platform) kunnen wij snel en eenvoudig integraties maken en op basis van de wensen en eisen van de klant, de oplossing finetunen. SAAS-software betekent vaak een standaardoplossing die niet volledig aansluit op uw bedrijfsproces. Met het BPM-platform bent u in staat om bijvoorbeeld extra validaties uit te voeren.
Het is ook mogelijk om de verschillende mailboxen, waar de facturen en/of documenten op binnenkomen, samen te voegen tot één mailbox. Zo komt alles overzichtelijk op 1 plek binnen. De consultant van Simac richt het zo in dat de software zelf herkent welke factuur voor welke entiteit/ bedrijf bedoeld is. De facturen worden automatisch herkent en eventueel goedgekeurd of gematcht aan een inkooporder en doorgezet naar uw ERP-, WMS-, TMS-, of DMS-systeem.
P2P-software voor factuurverwerking
Transport & logistiek klanten van Simac
