Uw ERP/financieel systeem vervangen én kiezen voor de voordelen van een P2P-oplossing. Twee goede stappen vooruit om uw factuurverwerking te optimaliseren. Maar in welke volgorde? Of misschien zelfs wel tegelijk?
Uit gesprekken met klanten weten we dat dit soms een lastige keuze is. In dit verhaal vertel ik u over de verschillende scenario’s die mogelijk zijn en wat een verstandige volgorde kan zijn. Zo kiest u zelf wat de beste volgorde is voor uw organisatie. Er zijn 3 mogelijkheden:
1. Eerst een ERP-systeem, daarna een P2P oplossing
Het ERP-systeem is leidend. Goed om als eerste te benoemen dat het ERP-systeem leidend is, dat is voor ons het uitgangspunt. Een Purchase-to-Pay oplossing is een ondersteunende dienst, een oplossing die ondersteunt in het goedkeuren van verplichtingen.
- Over het koppelen met ERP-systemen
Voor het succesvol implementeren van een P2P oplossing is het realiseren van een naadloze koppeling tussen de Purchase-to-Pay software en het ERP-systeem essentieel. Deze koppeling zorgt namelijk enerzijds voor verbinding met het ERP-systeem en anderzijds voor verbinding met de factuurverwerkingsoplossing. Maar let op: "Het ene ERP-pakket is het andere niet. Soms is deze koppeling eenvoudig te realiseren, soms niet."
"Er zijn ERP-systemen die al goed zijn voorbereid op de koppeling. Bij AFAS en Exact koppelen we met standaard onderdelen van het ERP-pakket. Koppelen is dan voor ons vrij eenvoudig. Maar er zijn ook ERP-systemen waar meer expertise en inzet nodig is. Zo moet er in SAP bijvoorbeeld software 'in' SAP geïnstalleerd worden en die software moet vervolgens ook worden geconfigureerd."
Als er meer inzet of kennis (van bijvoorbeeld een ERP-specialist) nodig is, maakt dat de koppeling complexer en/of duurder. In de praktijk blijkt de ERP-specialist ook lang niet altijd goed beschikbaar. Mijn algemene advies is:
"Kies eerst uw ERP-systeem en implementeer daarna uw Purchase-to-Pay oplossing en voorkom zo extra tijd/kosten die de koppeling met een ander en/of nieuw ERP-systeem met zich mee brengt."
Wat is Purchase-to-Pay?
Ontdek hier het antwoord
2. Eerst een P2P oplossing, daarna een ander ERP-systeem
Eerst een nieuw ERP-systeem en daarna pas de Purchase-to-Pay oplossing implementeren lijkt dus de meest verstandige volgorde (zie vorige alinea). Toch maak ik een uitzondering.
In het geval dat het vervangen van het ERP-systeem nog lang gaat duren (in de praktijk zijn dit soms langdurige selectietrajecten), is het soms zinvol toch al te werken met de Purchase-to-Pay oplossing. Als de voordelen van P2P direct zoveel positief verschil maakt voor uw organisatie weegt dit voordeel zwaarder dan de bovengeschetste nadelen. Dus verandert de tijdlijn en verandert soms mijn advies.
Waar moet u op letten bij het kiezen van een P2P oplossing?
Ontdek 12 belangrijke vereisten3. Een ander ERP-systeem tegelijk met een P2P oplossing
Dit is een verleidelijke optie. Het klinkt aantrekkelijk: “Als we dan toch moeten overstappen dan maar alles in 1 keer.” Voor Simac is deze totale overstap geen probleem, wij kunnen dit prima aan. De aanwezigheid van de ERP-deskundige (intern/extern) is voor succes wel van essentieel belang. Toch heeft het niet mijn voorkeur.
- Veel veranderingen voor gebruikers
Voor de gebruikers zelf zijn dit (te)veel veranderingen tegelijk: inscannen in plaats van inkloppen, inboeken, coderen, PO matching… Noem maar op. - Er spelen meerdere factoren mee.
Is dit enkel een keuze van het management? Of zijn de gebruikers van de software actief betrokken bij de besluitvorming en is er draagvlak onder de gebruikers? En hoe groot is de bereidwilligheid en vaardigheid van de gebruikers om snel met de nieuwe systemen te werken?
Natuurlijk zijn er altijd nuances. Zo kijken we ook welke mogelijkheden er zijn bij de klant in kwestie. Zo is het bijvoorbeeld bij klanten met veel gebruikers mogelijk om groepjes specifiek op bepaalde onderdelen te zetten waardoor de software gebruikers als het ware gefaseerd met de nieuwe oplossingen leren werken.
"Voor Simac lijkt het soms verstandiger om toch eerst een P2P oplossing te adviseren en implementeren. Maar uiteindelijk gaat het altijd om wat de beste oplossing is voor de klant en dat is leidend."
Algemeen advies in 4 stappen:
Praat al in vroeg stadium met ons en informeer naar de koppelingen met ERP-systemen.
Neem in keuze voor ander ERP-systeem gelijk de keuze voor P2P oplossing (opties modules etc.) mee.
Stap dan eerst over op ander ERP-systeem.
Implementeer daarna pas de P2P-oplossing.
"Bij het onderzoeken naar en kiezen van een ERP-systeem blijkt soms dat in bepaalde ERP-pakketten al functies zitten, die onze Purchase-to-Pay oplossing ook biedt. Hierdoor is onze oplossing uiteindelijk niet altijd meer (na onderzoek naar ERP) de beste oplossing voor de klant. Toch sta ik ook dan altijd achter mijn advies. Uiteindelijk gaat het altijd om wat de beste oplossing is voor de klant!"
