Met een P2P-oplossing automatiseert u het hele proces van bestelaanvraag tot en met de betaling. Om het proces compleet te maken en de automatisering zo optimaal mogelijk te laten zijn combineren we herkenning en validatie van uw inkomende facturen (of documenten) met Rillion (automatische verwerking- en goedkeuring). Additioneel zijn er extra modules toe te voegen zoals matching, contract en inkoop waarmee u het proces completer maakt en het aantal handmatige handelingen nog kleiner.
"Afhankelijk van uw branche, uw bedrijfsprocessen, het aantal facturen per jaar, werkt u internationaal of niet en de mate waarin u wilt automatiseren stelt u uw eigen Purchase-to-Pay oplossing (stap voor stap) met ons samen!"
Een P2P (aan)vraag aan Simac Document Solutions
“Wij willen ons inkoopfactuur afhandelingsproces gaan digitaliseren. Op dit moment worden er op jaarbasis zo’n 50.000 papieren inkoopfacturen handmatig goedgekeurd en handmatig geboekt in het ERP-systeem Metacom. Voor het automatiseren worden wij graag ondersteund door oplossingen op basis van machine learning om dit proces zo efficiënt en tijdbesparend mogelijk te maken voor de eindgebruiker.”
Huidige situatie factuurverwerking:
“We werken nu in een Microsoft (Active directory, Azure, DWH) omgeving en maken gebruik van het ERP-systeem Metacom. De P2P-oplossing moet geïntegreerd worden in dit landschap. Het huidige inkoopfactuur afhandelingsproces is decentraal georganiseerd. De factuur komt binnen op de vestiging waar deze betrekking op heeft. Daar wordt op de factuur een stempel gezet en de boekingsgegevens ingevuld. Vervolgens wordt er op basis van de autorisatiematrix een goedkeuringsproces gestart. Zodra de factuur akkoord is, wordt deze via de post opgestuurd naar het hoofdkantoor en handmatig verwerkt.”
Gewenste situatie factuurverwerking:
“In de nieuwe situatie willen we alle facturen (digitaal) op het hoofdkantoor binnen laten komen. Indien de boekingsgegevens niet bepaald kunnen worden, wordt een workflow gestart voor het ophalen van de juiste boekings-gegevens. Zodra de die bekend zijn, moet de inkoopfactuur geboekt worden in het ERP-systeem. Daarna kan de goedkeuring workflow gestart worden.”
Het antwoord van Simac Document Solutions op deze (aan)vraag
Simac ondersteunt in het verder optimaliseren en automatiseren van de inkoopfactuurafhandeling met haar P2P-oplossing. Het gaat hierbij om herkenning van facturen op headerniveau, automatisch matchen (3-way matching en de wens voor 2-way matching) en automatisch goedkeuren van circa 50.000 project- en overige facturen vanuit één centrale administratie met circa 20 vestigingen (32 administraties).
Nadat deze oplossing geïmplementeerd is zal dit een kwaliteitsimpuls opleveren, minder handmatige werkzaamheden, een grotere efficiency en bijbehorende tijd- en kosten besparing. Uiteindelijk worden de (inkoop- of project gerelateerde) facturen automatisch gematcht of gerouteerd naar de juiste budgethouder met inachtneming van de regels zoals die binnen het systeem vastgelegd zijn. Verder is er te allen tijde inzicht in het aantal (actieve) facturen in het proces, de status ervan, bij wie deze facturen zich bevinden en wat de uitstaande kosten of te leveren goederen zijn.
Hoe is deze Purchase-to-Pay oplossing opgebouwd?
Deze Purchase-to-Pay cloudoplossing is opgebouwd uit 3 stappen die samen zorgen voor de gewenste automatisering. Stap 1 is de herkenning en validatie van facturen via Kofax AP Essentials, dan volgt automatische matching met de Rillion ordermatching module en als 3e stap de automatische goedkeuring van facturen met Rillion (Invoice).
Stap 1:
Data Capture met Kofax AP Essentials
De ontvangen PDF-facturen worden automatisch geüpload in de Data Capture module van Kofax AP Essentials. Door middel van vrije tekst en automatisch aangemaakte templates zal deze zelflerende software (op basis van machine learning) een steeds hogere mate van herkenning, op zowel header- als regelniveau, krijgen. Indien alle datavelden goed zijn herkend kan de OCR cloudsoftware de facturen automatisch verwerken en doorsturen naar Rillion.
Naast PDF-facturen is het ook mogelijk om XML-facturen (e-facturen) of PEPPOL facturen op dezelfde uniforme wijze te verwerken. Gemiddeld genomen ontvang je binnen 2-4 uur de volledig verwerkte en geverifieerde factuur (minimaal 97% volledige herkenning) zonder dat deze nog handmatig verwerkt moet worden.
Een extra optie is om geen OCR software te gebruiken voor de herkenning maar om de ontvangen PDF-facturen direct en continue, in bulk, automatisch te uploaden via Simac Cloud Services (cloudplatform). Door middel van machine learning en big data wordt een steeds hogere mate van herkenning, op headerniveau gerealiseerd.
Stap 2:
Ordermatching van Rillion
De module ordermatching van Rillion zorgt ervoor dat facturen worden gematcht aan bepaalde referenties zoals aan inkooporders die vastgelegd zijn in Metacom (productie of project gerelateerd). De factuurregels worden met de inkooporder(s) gematcht en als ook de levering is geregistreerd, is er een automatische match en goedkeuring (op basis van 2 of 3-weg matching) van de desbetreffende facturen.
Het is uiteraard mogelijk om hieraan bepaalde toleranties toe te voegen voor het minimaliseren van afwijkingen. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing.
Stap 3:
Goedkeuring workflow van Rillion
(Kosten)facturen die niet gematched kunnen (of moeten) worden, worden automatisch verstuurd naar Rillion Invoice via de proces gestuurde workflow. De PDF-facturen blijven gedurende het gehele proces centraal opgeslagen. Alleen de bijbehorende taken worden telkens aan een andere gebruiker of groep van gebruikers (op basis van rollen en rechten) toegewezen. Het systeem zorgt ervoor dat alle stappen worden doorlopen.
Binnen Rillion (Invoice) kan je onbeperkt verschillende workflows instellen. Het systeem bepaalt op basis van leverancier en/of referentie (beiden gelezen van de factuur of vanuit de stamgegevens) welke workflow gevolgd wordt. Op basis van Artificial Intelligence wordt er door Rillion via kenmerken, historie en een automatisch flowvoorstel een coderingsvoorstel gegenereerd. De ontvangen facturen kunnen in de workflow over één of meerdere periodes worden verspreidt.
Het goedkeuren van facturen kan altijd en op elke gewenst device (laptop, Ipad en mobiel). De ontvangen en verwerkte facturen worden met audit trail en alle coderingen opgeslagen in het digitaal archief van Rillion. Op basis van een eenvoudige zoek- en filterfunctie zijn de (verwerkte) facturen terug te vinden. Naar aanleiding van de rollen- en rechten structuur van Rillion krijgen gebruikers wel of geen toegang tot de desbetreffende applicatie en bijbehorende modules.
Kofax AP Essentials & ERP
Ontdek met welke ERP's Kofax AP Essentials een integratie heeft
Veilig en vertrouwd samenwerken met Simac en haar partners
Rillion wordt gehost in Microsoft Azure datacentra. Dat zorgt voor continuïteit, hoge beschikbaarheid en voor een veilige omgeving van uw factuurdata. Single Sign On (SSO) kan worden gebruikt met Rillion via protocol WS Federation voor Azure AD en Octa.
- Rillion is geaccrediteerd op het gebied van beveiliging en naleving, waaronder HIPAA, SOC 1, SOC 2, ISO 27001, GDPR en PEPPOL.
- Kofax AP Essentials is geaccrediteerd op het gebied van beveiliging en naleving, waaronder SOC 2 Type II, PCI DSS, HIPAA en GDPR.
