1. Deelleveringen

"Stel je hebt een inkoop, daar kopen ze 10 producten; er zijn 8 producten op voorraad bij de leverancier, die stuurt er 8 af, daar maken wij dan een ontvangstbon van en die andere 2 die staan dan op ‘nog te ontvangen’. Dan krijg je een tweede levering van de inkoop. De inkoop wordt dus ook opgedeeld in meerdere ontvangsten. Je inkooplijstje is eigenlijk je bestellijstje en je ontvangsten zijn je uitgangspunt bij de verdere verwerking. Dit bleek in Rillion helemaal geen probleem."

2. Aanpassingen inkoopprijzen

"Op de factuur zien wij soms dat een leverancier zijn prijzen iets heeft aangepast bijvoorbeeld aan het begin van het jaar. Wij accepteren deze prijswijzigingen als die binnen een bepaalde bandbreedte en gemaakte afspraken met de leverancier vallen. Wij hebben nou eenmaal niet iemand zitten die alleen maar met de prijzen bezig is. We passen die prijs dan gewoon aan maar als wij ermee akkoord gaan moet de factuur nog wel gematcht worden met de pakbon. Rillion heeft hier zelfs per filiaal een scala van instellingen voor (beheer van afwijkingen bij ordermatching)."

3. Werken met een marge

"Ons ERP-systeem werkt maar met 2 cijfers achter de komma. Als een leverancier met zijn prijzen met 3 cijfers achter de komma werkt, komen we niet altijd gelijk uit. Het zijn kleine verschillen, het gaat om afrondingscentjes. In Rillion bleek dit geen enkel probleem."

4. Verwerking retourontvangsten

"Voor het verwerken van creditfacturen moeten we retour(credit) ontvangsten kunnen ophalen uit ons systeem. Rillion ondersteunt dit standaard en Simac kon realiseren dat de koppeling met ons ERP-systeem dit ook ondersteunt."

Waarom zo’n snelle livegang?

"Door de overname van de Van der Peijl Groep (met meer dan 10 filialen) verdubbelde het aantal facturen. Van de 100.000 facturen waren er 55.000 van dit bedrijf. Er kwam in een keer een hele adminstratie bij! Dit was voor ons een enorme extra belasting."

"Je moet je voorstellen, we deden alles gewoon met de hand en op papier. Dus alles inkloppen in het syteem. Maar ook de facturen die binnenkomen uitprinten, doorzetten naar de juiste afdelingen, bonnetjes met een nietje eraan vast om de facturen uiteindelijk weer in te boeken." Thom schiet spontaan in de lach terwijl hij hieraan terugdenkt om weer serieus te vervolgen: "Door deze extra belasting wilden we echt zo snel mogelijk kunnen werken met Rillion."

2 maanden achterstand

"Zo’n snelle livegang was best een spannende uitdaging. De afspraak was in 3 maanden live en dat is gelukt! De livegang zelf ging goed, de oplossing stond, alles deed het. Er waren helemaal geen aanpassingen nodig omdat iets niet werkte."

"Toen we live gingen, liepen we bijna 2 maanden achter, dus er moest snel een ommekeer komen, want de facturen stapelden alleen maar op. We hebben ervoor gekozen om die 2 maanden achterstand eerst weg te werken. Dus we hebben al die facturen ingelezen in plaats van te beginnen met de nieuw binnenkomende facturen. Meer dan de helft werd gelijk automatisch verwerkt zonder dat iemand de facturen nog maar zag! De oplossing heeft ons vanaf de eerste dag zoveel opgeleverd!"

Over de P2P-software Rillion
"Ja, alles draait zonder zorgen! We zijn blij! Blij met wat de oplossing doet en biedt."

Over de samenwerking met Simac
"We zijn blij met de contacten waar wij mee schakelen. Tijdens de demo en onderhandelingsfase met Dico is alles prettig verlopen. Bij toezeggingen over wat mogelijk was, is nergens over gelogen. Tijdens de implementatie kon ik met Peter Versteegt snel schakelen. Normaal zijn er vanuit verschillende invalshoeken mensen bij betrokken, hier in het bedrijf heb ik al die petten op en dat werkte prima; Peter en ik zaten op het hetzelfde level."

Over de mate van dienstverlening
"Wat ook heel fijn is van werken met Simac, is dat wij bij Bo-mij veel dingen in eigen beheer hebben en dat ook graag willen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan onze eigen server. Andere bedrijven schermen dat af maar Simac zag dat er bij ons voldoende kennis en ervaring is en liet ons de keuze in hoeverre we zelf betrokken blijven. Dat vinden wij prettig. Wij weten goed als we iets kunnen maar ook als we er geen verstand van hebben. Dan doen we het niet. Ander voorbeeld is dat Peter Versteegt aan me vroeg: 'Wil je dat ik dat doe? Want volgens mij kan jij dat zelf ook.' Voor ons is dit een fijne manier van samenwerken!"

Contracten

"We verwerken nu onze inkoopfacturen met Rillion. We willen ook gaan kijken naar de kostenfacturen in combinatie met de contracten die we hiervoor hebben lopen. Denk aan facturen voor energie, vastgoed etc. Het is voor ons een logische vervolgstap om nu ook voor deze facturen te gaan kijken naar de mogelijkheden van Rillion."

XML-facturen

"Daarnaast zijn we voorzichtig aan het kijken naar het verwerken van XML-facturen. We kregen pas een factuur van een bekende leverancier waar de bankrekening opeens op een andere plek stond; dat vond ReadSoft niet leuk. Als je XML-facturen kunt verwerken, heb je helemaal niet meer met herkenning van data te maken. Dan reken je ook in een keer met dit soort dingen af."

"We hebben een leverancier, een grote inkooporganisatie die voor leden inkoopt en waar leden weer bij kunnen bestellen. Van deze leverancier krijgen we veel facturen die als XML verstuurd worden. Als we daar nu eens mee beginnen…"