Simac beloofde Bo-mij supersnelle livegang van (P2P) Palette

Bo-mij over de noodzaak, de wensen voor 3-way matching en het resultaat

Een oplossing voor het verwerken van 100.000 facturen met herkenning op kop en regelniveau, pakbonmatching met specifieke wensen en livegang binnen 3 maanden. Dit waren in 2018 in een notendop de wensen van Bo-mij. Simac Document Solutions ging deze uitdaging aan.

Nu, precies 3 jaar later, gaan we in gesprek met Thom Schröder, de stuwende en scherpzinnige kracht bij Bo-mij. Waarom wilde Bo-mij per se zo snel live? Hoe is dat aangepakt en is het gelukt? Is Bo-mij tevreden over de 3-way matching van factuur, inkooporder en levering? 

Zo verwerkt Bo-mij nu de inkomende facturen

 

4 specifieke wensen van Bo-mij
 

1. Deelleveringen

"Stel je hebt een inkoop, daar kopen ze 10 producten; er zijn 8 producten op voorraad bij de leverancier, die stuurt er 8 af, daar maken wij dan een ontvangstbon van en die andere 2 die staan dan op ‘nog te ontvangen’. Dan krijg je een tweede levering van de inkoop. De inkoop wordt dus ook opgedeeld in meerdere ontvangsten. Je inkooplijstje is eigenlijk je bestellijstje en je ontvangsten zijn je uitgangspunt bij de verdere verwerking. Dit bleek in Palette helemaal geen probleem."

2. Aanpassingen inkoopprijzen

"Op de factuur zien wij soms dat een leverancier zijn prijzen iets heeft aanpast bijvoorbeeld aan het begin van het jaar. Wij accepteren deze prijswijzigingen als die binnen een bepaalde bandbreedte en gemaakte afspraken met de leverancier vallen. Wij hebben nou eenmaal niet iemand zitten die alleen maar met de prijzen bezig is. We passen die prijs dan gewoon aan maar als wij ermee akkoord gaan moet de factuur nog wel gematcht worden met de pakbon. Palette heeft hier zelfs per filiaal een scala van instellingen voor (beheer van afwijkingen bij ordermatching)."

"Deelleveringen zijn eigenlijk altijd standaard onderdeel van de oplossing. Palette ondersteunt dit ook goed in haar standaardapplicatie, mits de koppeling met het ERP-systeem op de juiste manier wordt opgezet."

Dico Harteman - Salesmanager bij Simac Document Solutions

3. Werken met een marge

"Ons ERP-systeem werkt maar met 2 cijfers achter de komma. Als een leverancier met zijn prijzen met 3 cijfers achter de komma werkt, komen we niet altijd gelijk uit. Het zijn kleine verschillen, het gaat om afrondingscentjes. In Palette bleek dit geen enkel probleem."

4. Verwerking retourontvangsten

"Voor het verwerken van creditfacturen moeten we retour(credit) ontvangsten kunnen ophalen uit ons systeem. Palette ondersteunt dit standaard en Simac kon realiseren dat de koppeling met ons ERP-systeem dit ook ondersteunt."

"Bo-mij heeft een zeer hoge automatiseringsgraad behaald in het P2P proces, doordat voor vrijwel elke factuur een al geautoriseerde inkooporder bestaat. Hierdoor is het mogelijk om een groot deel van de inkoopfacturen geheel automatisch in de administratie te verwerken. Het resultaat is een flink gestroomlijnd Purchase-to-Pay proces."

Peter Versteegt - P2P consultant bij Simac Document Solutions

Over de koppeling met DIBIS

"Zoals al gezegd werden ook in het begin over en weer al technische vragen gesteld. Zo wisten we dat er gegevens uit DIBIS ons ERP-systeem gehaald moesten worden en ook dat Simac nog geen koppeling met DIBIS had. Om er zeker van te zijn dat de koppeling geen issue zou worden, hebben we al snel een afspraak gemaakt met Simac en de ERP-bouwer. En dat heeft goed uitgepakt, de koppeling is gewoon goed verlopen. Ik heb daar eigenlijk niets bijzonders over te vertellen."

“Door de naadloze integratie tussen de P2P applicatie van Palette en ERP-systeem DIBIS, is er een continue uitwisseling van gegevens waardoor Bo-mij snel up-to-date is.”

Peter Versteegt - P2P consultant bij Simac Document Solutions

Supersnelle livegang
 

Waarom zo’n snelle livegang?

"Door de overname van de Van der Peijl Groep (met meer dan 10 filialen) verdubbelde het aantal facturen. Van de 100.000 facturen waren er 55.000 van dit bedrijf. Er kwam in een keer een hele adminstratie bij! Dit was voor ons een enorme extra belasting."

 

"Je moet je voorstellen, we deden alles gewoon met de hand en op papier. Dus alles inkloppen in het syteem. Maar ook de facturen die binnenkomen uitprinten, doorzetten naar de juiste afdelingen, bonnetjes met een nietje eraan vast om de facturen uiteindelijk weer in te boeken." Thom schiet spontaan in de lach terwijl hij hieraan terugdenkt om weer serieus te vervolgen: "Door deze extra belasting wilden we echt zo snel mogelijk kunnen werken met Palette."

2 maanden achterstand

"Zo’n snelle livegang was best een spannende uitdaging. De afspraak was in 3 maanden live en dat is gelukt! De livegang zelf ging goed, de oplossing stond, alles deed het. Er waren helemaal geen aanpassingen nodig omdat iets niet werkte."

 

"Toen we live gingen, liepen we bijna 2 maanden achter, dus er moest snel een ommekeer komen, want de facturen stapelden alleen maar op. We hebben ervoor gekozen om die 2 maanden achterstand eerst weg te werken. Dus we hebben al die facturen ingelezen in plaats van te beginnen met de nieuw binnenkomende facturen. Meer dan de helft werd gelijk automatisch verwerkt zonder dat iemand de facturen nog maar zag! De oplossing heeft ons vanaf de eerste dag zoveel opgeleverd!"

"Door de naadloze integratie tussen de P2P applicatie van Palette en ERP-systeem DIBIS, is er een continue uitwisseling van gegevens waardoor Bo-mij snel up-to-date is."

Peter Versteegt - P2P consultant bij Simac Document Solutions

Bo-mij live!

Dinsdag 10 september 2019 gaan Michelle en Dico met taart naar Bo-mij om de livegang te vieren.

Lees de blog van Dico & Michelle

 

Ordermatching op kop- EN regelniveau

"Na livegang zijn we nog wel gaan finetunen. Dit waren vooral cosmetische verbeteringen als duidelijkere omschrijvingen voor gebruikers, het aanscherpen van het matchen, hoe en waar kan het nog slimmer?"

"Een goed voorbeeld van ordermatching: We matchen facturen zowel op kopniveau als op regel niveau. Een factuur wordt dus of via het een of via het andere gematcht. We kwamen erachter dat als een factuur op regelniveau (25+ regels) op 1 regel bij de matching uitvalt deze factuur erna op kopniveau alsnog probleemloos wordt gematcht. Zonde als deze factuur er dan uitgeknikkerd wordt en bij onze medewerkers in het portaal komt. Hier was voor ons winst te behalen."

"Veel van onze Purchase-to-Pay klanten maken gebruik van POmatching. Bij Bo-mij heeft Simac POmatching (module Palette) d.m.v. maatwerk iets ‘slimmer’ gemaakt. De tweetraps controle (eerst op regelniveau en bij geen match ook op headerniveau) bleek bij Bo-mij tot veel meer betrouwbare matches te leiden."

Dico Harteman - Salesmanager bij Simac Document Solutions

Module PaletteDocuments voor archivering bankafschriften

"Sinds dit voorjaar werken we ook met de module PaletteDocuments. De afschriften van de bank werden altijd uitgeprint en door een zaterdagkracht gearchiveerd in mappen. Qua werk stelt het op zich niet veel voor maar het ging wel om veel afschriften want we hebben wel 80-100 verschillende rekeningen; iedere vestiging heeft haar eigen afschriften. ‘Kan dat ook met Palette?’ was de vraag van de directeur."

"De standaard is nu dat er eerst een check is en dan gaat een afschrift of door naar de workflow van Palette omdat er nog iets mee moet gebeuren of door naar PaletteDocuments om gearchiveerd te worden. Hier is een speciale flow voor ingericht, dit was een stukje maatwerk van Simac."

Terugkijkend...
 

Over de besparingen

"Op onze crediteurenadministraties waren veel fte-ers bezig met inklopwerk, prijzen controleren, ontvangstbonnen printen, bonnen toevoegen, postbakjes etc. Met Palette software verwerken we nu het maximale van onze licentie, zo’n 100.000 facturen. Meer dan de helft van de facturen zien we niet eens meer. En dit percentage ligt bij de facturen die met POmatching verwerkt worden zelfs rond de 90%. Hierdoor besparen we zeker een aantal fte-ers uit. Maar die zijn niet ontslagen hoor, die hebben nu tijd voor andere werkzaamheden; bijvoorbeeld voor de facturen die nog niet goed gematcht worden."

Bo-mij, opgericht in: 1974
Aantal filialen: 23
Samenwerking Simac: 3 jaar
Implementatie/ livegang: 3 maanden
Facturen: 100.000 per jaar
Palette gebruikers: 40

Hoe kwam Simac in beeld bij Bo-mij?

"We waren al bezig met het automatiseren van factuurverwerking maar hadden nog geen Purchase-to-Pay oplossing die zo ingericht kon worden dat die voor Bo-mij werkte, die voor ons de juiste was. Ik kreeg toen de vraag: ‘Kan jij daar chocola van maken?’ Via een relatie waren de contacten met Simac snel gelegd."

"Omdat we inmiddels al wel goed wisten wat we wel en niet wilden en konden, kon ik Simac ook heel concreet vragen stellen. Vragen als ‘Hoe gaat dit bij jullie oplossing?’ en ‘Kunnen jullie dit en dat en hoe werkt dat dan’? We hadden dus eigenlijk vanaf het begin gelijk gesprekken over de inhoud."

Hoe tevreden is Bo-mij?   

Over de P2P-oplossing Palette
"Ja, alles draait zonder zorgen! We zijn blij! Blij met wat de oplossing doet en biedt."

 

Over de samenwerking met Simac
"We zijn blij met de contacten waar wij mee schakelen. Tijdens de demo en onderhandelingsfase met Dico is alles prettig verlopen. Bij toezeggingen over wat mogelijk was, is nergens over gelogen. Tijdens de implementatie kon ik met Peter Versteegt snel schakelen. Normaal zijn er vanuit verschillende invalshoeken mensen bij betrokken, hier in het bedrijf heb ik al die petten op en dat werkte prima; Peter en ik zaten op het hetzelfde level."

Over de mate van dienstverlening
"Wat ook heel fijn is van werken met Simac, is dat wij bij Bo-mij veel dingen in eigen beheer hebben en dat ook graag willen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan onze eigen server. Andere bedrijven schermen dat af maar Simac zag dat er bij ons voldoende kennis en ervaring is en liet ons de keuze in hoeverre we zelf betrokken blijven. Dat vinden wij prettig. Wij weten goed als we iets kunnen maar ook als we er geen verstand van hebben. Dan doen we het niet. Ander voorbeeld is dat Peter Versteegt aan me vroeg: 'Wil je dat ik dat doe? Want volgens mij kan jij dat zelf ook.' Voor ons is dit een fijne manier van samenwerken!"

"Op support horen we echt nooit van deze klant. Als ze al een probleem hebben, lossen ze het zelf op en zelfs aanpassingen aan de database doen ze zelf."

Pieter Roos - Senior softwarespecialist & support bij Simac Document Solutions

Toekomst factuurverwerking?
 

Contracten

"We verwerken nu onze inkoopfacturen met Palette. We willen ook gaan kijken naar de kostenfacturen in combinatie met de contracten die we hiervoor hebben lopen. Denk aan facturen voor energie, vastgoed etc. Het is voor ons een logische vervolgstap om nu ook voor deze facturen te gaan kijken naar de mogelijkheden van Palette."

 

 

XML-facturen

"Daarnaast zijn we voorzichtig aan het kijken naar het verwerken van XML-facturen. We kregen pas een factuur van een bekende leverancier waar de bankrekening opeens op een andere plek stond; dat vond ReadSoft niet leuk. Als je XML-facturen kunt verwerken, heb je helemaal niet meer met herkenning van data te maken. Dan reken je ook in een keer met dit soort dingen af."

 

"We hebben een leverancier, een grote inkooporganisatie die voor leden inkoopt en waar leden weer bij kunnen bestellen. Van deze leverancier krijgen we veel facturen die als XML verstuurd worden. Als we daar nu eens mee beginnen…"

"Het voelt alsof we in 2019 op de sneltrein zijn gestapt. We moesten meters, kilometers, maken en achterstanden wegwerken. Dan kijk je niet ver vooruit. Dat station ligt achter ons. We kijken nu weer vooruit!"

Thom Schröder - Expert en key-user van Palette en werkzaam bij Bo-mij

Tot slot, heb je nog een tip voor ons?

"Al snel komt Thom met: Nee eigenlijk niet! En als ik die had, dan hadden jullie dat al wel direct van ons gehoord. En dan was het ook al afgehandeld want zo gaan met elkaar om! Het zou heel raar zijn als ik nu met een lijstje zou komen."

Over Bo-mij

In 1974 is Bo-mij BV is - als onderdeel van de Bo-mij Groep - als bescheiden "ijzerwarenwinkeltje" begonnen op de Nieuwe Keizersgracht te Amsterdam. In de loop der jaren is Bo-mij uitgegroeid tot de toonaangevende landelijke keten van nu met 23 filialen met een enorm en altijd scherp geprijsd assortiment.

Na een zorgvuldige kwaliteitscontrole levert Bo-mij met het doordachte interne transportsysteem snel en direct uit voorraad vanuit haar enorme centrale distributiecentrum in Hoorn of vanuit de eigen voorraadmagazijnen van de filialen. Bo-mij heeft zowel particulieren als B2B-klanten, die online via het ingenieuze computersysteem direct van voordelen als speciale groothandelsprijzen genieten.
Lees meer over Bo-mij >

Welkom bij Simac

Mijn naam is Dico Harteman, salesmanager bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Dico Harteman, salesmanager bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Contact over Purchase-to-Pay

Thom Schröder, Bo-mij

Dico Harteman, Simac Document Solutions

Peter Versteegt, Simac Document Solutions